Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein zu beachten.
Verantwortliche im Sinne der EU-DSGVO sind der/die 1. und 2. Vorsitzende des ASV Lorch.
Zur Organisation des Sportbetriebes beim ASV Lorch e. V. werden folgende personenbezogenen Daten erhoben:
Die Daten werden archiviert und zur ordnungsgemäßen Organisation der Vereinsverwaltung und des Sportbetriebs verarbeitet. Die Daten werden den Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) zur Verfügung gestellt, soweit es ihre jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.
Die unter Ziffer 3 aufgeführten Daten können an die zuständigen Sportfachverbände, den WLSB, den LSV BW, den DOSB und an die Ausrichter von Veranstaltungen weitergegeben werden, sofern dies für die ordnungsgemäße Durchführung der satzungsgemäßen Aufgaben des ASV Lorch erforderlich ist.
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten in Aushängen, auf Werbezetteln, in Internetauftritten, in Social Media und in Pressemitteilungen veröffentlicht werden. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an öffentlichen sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang (falls für die Berichterstattung von Bedeutung).
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Auf der Internetseite des Vereins www.asv-lorch.de werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiter/-innen und der Übungsleiter/-innen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und/oder Tel.-Nr. veröffentlicht.
Beim Versand von E-Mails an mehrere Personen, die nicht untereinander in einem ständigen E-Mail-Kontakt stehen und deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „Bcc“ zu versenden.
Alle Personen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind zum vertraulichen Umgang mit diesen Daten verpflichtet und dürfen diese nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt. Insbesondere is die Datennutzung für Zwecke untersagt, die dem Verein fremd sind.
Der Schutz der Daten muss auch durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden (z. B. durch Zugangsbeschränkung zu Unterlagen und Computern; Passwortschutz von Computern; Verschlüsselung von Dateien; Abschirmung vom Internet durch die Verwendung von Routern, Firewalls und aktuellen Abwehrprogrammen gegen Viren und andere Schadsoftware).
Auf Antrag eines Vereinsmitglieds an den 1. oder 2. Vorsitzenden wird Auskunft über die beim ASV Lorch vorliegenden Daten erteilt.
Die Daten von ausgeschiedenen Vereinsmitgliedern werden auf deren Antrag gelöscht, sobald alle Verbindlichkeiten bzw. beiderseitigen Ansprüche beigelegt sind.
Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
Diese Datenschutzordnung wurde am 22.05.2018 vom Hauptausschuss des ASV Lorch e. V. verabschiedet und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.