Datenschutzordnung des ASV Lorch e. V.

1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein zu beachten.

2 Verantwortung

Verantwortliche im Sinne der EU-DSGVO sind der/die 1. und 2. Vorsitzende des ASV Lorch.

3 Erhebung personenbezogener Daten

Zur Organisation des Sportbetriebes beim ASV Lorch e. V. werden folgende personenbezogenen Daten erhoben:

• Daten zur Beantragung der Mitgliedschaft im Verein:
  Name, Vorname, Adress- und Kontaktdaten, Geburtsdatum und Geburtsort; bei Minderjährigen die Adress- und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten; Bankverbindung, soweit ein Beitragseinzug vereinbart wurde.
• Daten zur Teilnahme an Kyu-Prüfungen:
  Name, Vorname, Geburtsdatum, Datum der letzten Kyu-Prüfung
• Daten zur Teilnahme an Dan-Prüfungen:
  Bei Antrag auf Zulassung zu einer Dan-Prüfung sind folgende Angaben zu machen, die auch an den zuständigen Sportfachverband weitergegeben werden: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Tel.-Nr., E-Mail-Kontakt, Datum der letzten Kyu- oder Dan-Prüfung, ggf. weitere notwendige Prüfungsvoraussetzungen (wie z. B. 1.-Hilfe-Kurs, Trainerlizenz).
• Daten zu Prüfer- und Trainerlizenzen:
  Bei Antrag auf Erteilung einer Lizenz sind folgende Angaben zu machen, die auch an den zuständigen Sportfachverband sowie ggf. an den Württembergischen Landessportbund (WLSB), den Landessportverband Baden-Württemberg (LSV BW) und an den Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) weitergegeben werden: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Tel.-Nr., E-Mail-Kontakt; zusätzlich werden die Laufzeiten der Lizenzen erfasst.
• Daten für die Teilnahme an Veranstaltungen:
  Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen müssen von den Teilnehmern Angaben gemacht werden, welche bei Notwendigkeit zur ordnungsgemäßen Organisation auch an den Veranstalter weitergegeben werden können: Name, Vorname, Adress- und Kontaktdaten; ggf. Kyu- oder Dan-Grad; ggf. Geburtsdatum und Geburtsort; bei Minderjährigen die Adress- und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten.

4 Archivierung, Verarbeitung und Weitergabe von Daten

Die Daten werden archiviert und zur ordnungsgemäßen Organisation der Vereinsverwaltung und des Sportbetriebs verarbeitet. Die Daten werden den Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) zur Verfügung gestellt, soweit es ihre jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.

Die unter Ziffer 3 aufgeführten Daten können an die zuständigen Sportfachverbände, den WLSB, den LSV BW, den DOSB und an die Ausrichter von Veranstaltungen weitergegeben werden, sofern dies für die ordnungsgemäße Durchführung der satzungsgemäßen Aufgaben des ASV Lorch erforderlich ist.

5 Datennutzung in der Öffentlichkeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten in Aushängen, auf Werbezetteln, in Internetauftritten, in Social Media und in Pressemitteilungen veröffentlicht werden. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an öffentlichen sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang (falls für die Berichterstattung von Bedeutung).

Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

Auf der Internetseite des Vereins www.asv-lorch.de werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiter/-innen und der Übungsleiter/-innen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und/oder Tel.-Nr. veröffentlicht.

Beim Versand von E-Mails an mehrere Personen, die nicht untereinander in einem ständigen E-Mail-Kontakt stehen und deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „Bcc“ zu versenden.

6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Personen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind zum vertraulichen Umgang mit diesen Daten verpflichtet und dürfen diese nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt. Insbesondere ist die Datennutzung für Zwecke untersagt, die dem Verein fremd sind.

Der Schutz der Daten muss auch durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden (z. B. durch Zugangsbeschränkung zu Unterlagen und Computern; Passwortschutz von Computern; Verschlüsselung von Dateien; Abschirmung vom Internet durch die Verwendung von Routern, Firewalls und aktuellen Abwehrprogrammen gegen Viren und andere Schadsoftware).

7 Auskunft

Auf Antrag eines Vereinsmitglieds an den 1. oder 2. Vorsitzenden wird Auskunft über die beim ASV Lorch vorliegenden Daten erteilt.

8 Löschung von Daten

Die Daten von ausgeschiedenen Vereinsmitgliedern werden auf deren Antrag gelöscht, sobald alle Verbindlichkeiten bzw. beiderseitigen Ansprüche beigelegt sind.

9 Information über gesetzlich festgelegte Rechte

Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO,
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können.

10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde am 22.05.2018 vom Hauptausschuss des ASV Lorch e. V. verabschiedet und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.